Relevant de la direction des programmes, la personne titulaire du poste est responsable d’offrir le soutien administratif nécessaire aux programmes et services ainsi qu’à l’administration de TE. Elle contribue ainsi à optimiser le continuum de services recherché par TE.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Programmes et services (80%)
- Coordonner le processus d’inscription des jeunes à TE ;
- Octroyer les accès, former les utilisateurs et maintenir à jour la base de données Hestia ;
- Être un point de contact pour les écoles;
- Participer à la préparation de la documentation en lien avec la rentrée des programmes ;
- Rédiger, communiquer et, en collaboration avec les coordonnateurs, maintenir à jour des documents communs aux programmes et services de TE tels que le guide de la base de données, le guide de l’intervention, les formulaires d’inscription, des nouvelles procédures, etc. ;
- Réaliser les tâches administratives relatives à l’organisation des projets TE telles que la gestion des billets de transport de la STM et des cartes-cadeaux, les réservations d’autobus, le camp Canadian Tire, Tim Hortons, ;
- Recueillir et compiler les rétroactions auprès des participants suite aux événements et projets de TE ;
- Assister aux réunions du comité de coordination et rédiger les procès-verbaux;
- Recueillir les informations pertinentes sur les programmes et services, puis en assurer la diffusion via une infolettre aux parents, la mise à jour de nos comptes Facebook et Instagram;
- Faire les mises à jour de nos affiches, pamphlets et autre matériel graphique;
- Faciliter la communication interéquipe;
- Prendre en charge les tâches administratives reliées à la programmation estivale.
Administration (20%)
- Soutenir la personne responsable de développement dans le recrutement et la gestion des stagiaires et des bénévoles ;
- Créer, documenter et mettre à jour les dossiers des bénévoles dans la base de données ProDon ;
- Apporter un soutien administratif aux projets et événements portés par l’administration ;
- Participer au comité de direction;
- Chapeauter le comité de la campagne de Noël.
Qualifications requises
- Diplôme d’études collégiales (DEC); un diplôme universitaire, un atout ;
- Minimum un (1) an d’expérience en soutien administratif ;
- Maîtrise du français et très bonne connaissance de l’anglais, oral et écrit ;
- Maîtrise des outils informatiques suivants : Word, Excel, PowerPoint, Canva et ProDon.
Compétences requises
- Grand sens de l’organisation et capacité à mener de front plusieurs dossiers
- Excellente capacité en communication verbale et écrite ;
- Rigueur, polyvalence, autonomie ;
- Capacité à travailler en équipe dans un environnement stimulant.
Conditions d’emploi
- Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine) ;
- Rémunération selon l’échelle salariale en vigueur ;
- Mode de travail hybride
POUR POSTULER
Si ce défi professionnel vous intéresse, veuillez envoyer votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre précisant les raisons qui motivent votre candidature à : emploi@toujoursensemble.org
Date limite pour transmettre votre candidature : 23 juin 2022.
Nous remercions toutes les personnes candidates pour leur intérêt. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. Toujours ensemble s’engage à créer un environnement diversifié et est fier d’être un employeur offrant l’égalité des chances. Toutes les candidatures de personnes qualifiées seront considérées pour un emploi, sans égard à la culture, l’ethnicité, la race, la couleur, la religion, les croyances, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, la nation d’origine, la génétique, l’invalidité, l’âge ou le statut d’ancien combattant.